• Organisation des Sekretariats inklusive Koordination und Überwachung der Vorgänge im Sekretariat
  
  
• Unterstützung der/des Vorgesetzten bei administrativen und organisatorischen Aufgaben nach entsprechender Abstimmung
  
  
• Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial und -ausstattung sowie Organisation von Umzügen oder innerbetrieblicher Transporte
  
  
• Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen
  
• Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, -genehmigungen und Dienstreiseabrechnungen in SAP
  
  
• Administrative Vorbereitung und Planung von Konferenzen, Workshops, Besprechungen (in- und extern), Organisation von Reisen im In- und Ausland (Hotel, Flüge, Mietwagen, etc.), Betreuung und Bewirtung von Gästen
  
  
• Erstellung von Präsentationen, Berichten und Übersichten überwiegend nach Vorgabe
  
  
• Erledigung anfallender Korrespondenz, Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten in Deutsch und Englisch überwiegend nach Vorgabe
  
  
• Sichtung und Aufbereitung der E-Mails/Eingangs-/Ausgangspost sowie Verteilung nach Dringlichkeit und Zuständigkeit
  
  
• Verwaltung der Sekretariatsablage
  
  
• Protokollführung in Besprechungen
  
  
• Erstellung von Vorgaben für einen/ die Sekretäre im zugeordneten Bereich (z.B. Ablagestruktur)
  
  
• Erstellen von SAP-Lieferscheinen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar
  
  
• Mehrjährige Erfahrung im Sekretariat
  
  
• Hohes Organisationsgeschick auch unter hoher Belastung
  
  
• Zielorientierte und selbständige Arbeitsweise, hohe Einsatzbereitschaft und Eigeninitiative
  
  
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
  
  
• Team- und Kommunikationsfähigkeit
  
  
• Souveränes und freundliches Auftreten
  
  
• Gute englische Sprachkenntnisse (Wort und Schrift)
  
  
• Gute SAP-Kenntnisse
  
  
• Sehr gute Anwendungskenntnisse in MS Office

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