• Organisation des Sekretariats inklusive Koordination und Überwachung der Vorgänge im Sekretariat
• Unterstützung der/des Vorgesetzten bei administrativen und organisatorischen Aufgaben nach entsprechender Abstimmung
• Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial und –ausstattung sowie Organisation von Umzügen oder innerbetrieblicher Transporte
• Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen
• Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, -genehmigungen und Dienstreiseabrechnungen in SAP
• Administrative und inhaltliche Vorbereitung und Planung von Konferenzen, Workshops, Besprechungen (in- und extern), Organisation von Reisen im In- und Ausland (Hotel, Flüge, Mietwagen, etc.), Betreuung und Bewirtung von Gästen
• Erstellung von Präsentationen, Berichten und Übersichten teilweise nach Vorgabe
• Erledigung anfallender Korrespondenz, Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten in Deutsch und Englisch teilweise nach Vorgabe
• Sichtung und Aufbereitung der Eingangs-/Ausgangspost sowie Verteilung nach Dringlichkeit und Zuständigkeit
• Verwaltung der Sekretariatsablage
• Protokollführung in Besprechungen
• Erstellung von Vorgaben für die Sekretärinnen im zugeordneten Bereich
• Fachliche Unterstützung und Entlastung des/ der Vorgesetzten
• Durchführen von Recherchen, bewerten und aufbereiten der Inhalte und vorbereiten von Entscheidungen
• Unterstützung des/ der Vorgesetzten im Rahmen von Projekten oder Abwicklung interner Klein-Projekten nach Abstimmung

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar
• Mehrjährige Erfahrung im Sekretariat
• Zusatzqualifikation im Bereich Assistenz oder einem Fachgebiet des zugeordneten organisatorischen Bereiches
• Erfahrung in der Unterstützung/Abwicklung von Projekten
• Gute SAP-Kenntnisse
• Sehr gute Anwendungskenntnisse in MS Office
• Hohes Organisationsgeschick auch unter hoher Belastung
• Zielorientierte und selbständige Arbeitsweise, hohe Einsatzbereitschaft und Eigeninitiative
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
• Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Souveränes und freundliches Auftreten
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten auf unterschiedlichen Hierarchien
• Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung, Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und eine professionelle Arbeitsweise
• hohe Belastbarkeit
• Unternehmerisches Denken, analytisches Denkvermögen und die Fähigkeit, komplexe Themen graphisch und textlich auf das Wesentliche zu verdichten
• Kreativität und Can-do-Attitude
• Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift

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